6 häufige Fehler bei Robotic Process Automation Projekten, die Sie vermeiden können

Erfahren Sie in unserem Beitrag mehr über die häufigsten Fehler bei der Implementierung von Robotic Process Automation und wie Sie sie vermeiden können.

Wenn es an ein Robotic Process Automation (RPA) Projekt geht, machen sich die meisten Gedanken über die Technologie, den ROI und eine Vielzahl anderer Dinge. Doch es gibt ein paar Themen, die häufig übersehen werden.  

1) Falscher Prozess 

Einer der häufigsten Fehler, gerade bei der Implementierung eines RPA-Projektes ist es, den falschen Prozess zu wählen. Falsch bedeutet nicht immer, dass der Prozess völlig ungeeignet ist, es kann auch bedeuten, dass es der falsche Prozess für den Anfang eines Robotic Process Automation Projektes ist. 

Gerade zu Beginn sollte man keinen komplexen Prozess wählen, sondern eher einen einfachen, idealerweise einen mit hohem Volumen, der möglichst viele Mitarbeiter betrifft. Wenn man mit einem Prozess beginnt, den viele Mitarbeiter als langwierig und belastend empfinden, ist es einfacher, die Vorteile von RPA an Mitarbeiter zu kommunizieren: langwierige, zeitaufwendige und sich wiederholende Arbeit loswerden. 

Komplexe Prozesse können später automatisiert werden, wenn mehr Erfahrung mit Automatisierung im Team da ist, sich RPA in der Firma etabliert hat und mehr automatisierte Prozessbausteine vorhanden sind, die man für komplexe Prozesse einsetzen kann. 

Wichtig ist auch, darüber nachzudenken, ob man einen Prozess optimieren kann bevor Sie ihn automatisieren. Wenn Sie einen fehlerhaften Prozess automatisieren werden sie einen fehlerhaften automatisierten Prozess bekommen.  

Checkliste: den richtigen RPA Prozess finden​​​​​​​

2) Nicht genug interne Ressourcen

Um das Gelingen eines RPA-Projektes sicherzustellen sollten genügend interne Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. So bietet es sich an, ein festes Automatisierungsteam in der Firma zu etablieren, zum Beispiel in Form eines "Center of Excellence".

Das bietet zahlreiche Vorteile: ein Team hilft dabei, den Fokus auf Ihrer Automatisierungsstrategie zu halten, setzt Prioritäten, hilft, Informationen zu bündeln und Robotic Process Automation übergreifend über Geschäftseinheiten durchzuführen.

Ohne ein zentrales Team kann es schnell zu Problemen kommen, unter anderem bei der Kommunikation. Bei vielen kleinen Gruppen ist es gut möglich, dass z.B. die Teams auf ähnliche Probleme stoßen, die jedoch aufgrund mangelnder Kommunikation immer wieder erneut gelöst werden müssen.

3) Keine langfristige Automatisierungsstrategie

Keine langfristige Automatisierungsstrategie wird das Problem in der ersten Implementierungsphase vielleicht nicht negativ beeinflussen, doch auf Dauer zeigen sich ganz klar die Vorteile einer solchen Strategie.

Sobald Robotic Process Automation implementiert wird, das zeigt die Erfahrung, werden immer mehr Prozesse gefunden, die man automatisieren kann. Mit einer richtigen Strategie kann das Team abwägen welche Prozesse zu priorisieren sind. Außerdem vermeidet man durch eine weitblickende Strategie doppelte Arbeit und Automatisierungschaos.

Ein Team mit einer entsprechenden Strategie erleichtert RPA Governance erheblich. 

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4) IT wird nicht mit einbezogen

Einer der Vorteile des RPA ist, dass es von der Businessseite angestoßen werden kann. Dadurch wird die IT entlastet und die Digitalisierung sowie Optimierung von Prozessen wird beschleunigt.  

Dennoch sollte man auf jeden Fall die IT möglichst frühzeitig einbeziehen. Project owner kann (und ist oft) die Businessseite sein, aber es gibt einige Punkte bei der Implementierung von Robotic Process Automation bei denen die Unterstützung der IT notwendig oder sehr hilfreich ist.

Architektur der Lösung, die Bereitstellung der entsprechenden Resourcen, Applikationslizenzen, Release-Wechsel der Anwendungen, die die Roboter bedienen, Sicherheitsfragen – das alles sind Dinge, bei denen die IT involviert ist und ins Projekt einbezogen werden sollte.

5) Kommunikation mit den Mitarbeitern wird unterschätzt 

Viele Menschen, die zum ersten Mal von Robotic Process Automation hören, denken zunächst an etwas negatives: Roboter nehmen Arbeitsplätze weg. Das ist das vorherrschende Bild in den Medien und das ist das, woran viele Menschen bei Robotern und Automatisierung denken.

Daher ist es wichtig, rechtzeitig und richtig mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und sich auf die Vorteile zu fokussieren, die Robotic Process Automation für den einzelnen Mitarbeiter mit sich bringt: weniger mühselige, sich wiederholende Arbeit, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, mehr Zeit für Kernaufgaben.

Es hilft auch, mit dem richtigen Prozess zu starten und einen Prozess zu automatisieren den bisher viele Mitarbeiter regelmäßig machen mussten, der aber nicht beliebt ist, etwa weil er monoton ist. Durch die Automatisierung eines solchen Prozesses zeigen sich die Vorteile von Robotic Process Automation eindrucksvoll.

Wir merken auch, dass viele unserer Kunden intern in der Kommunikation weniger von Robotic Process Automation sprechen als vielmehr weniger vorbelastete Worte benutzen, wie etwa Assistent oder den Robotern Namen geben und so die negativen Assoziationen der Begriffe Roboter und Automatisierung vermeiden. 

6) Falscher Partner

Es gibt viele Firmen, die RPA anbieten und viele die zwar behaupten RPA anzubieten, in der Realität jedoch etwas anderes anbieten. Daher ist es wichtig, die Technologie kritisch zu betrachten. Doch es braucht mehr als nur die entsprechende Technologie, damit ein Projekt erfolgreich wird.

Der RPA-Partner sollte zu Ihrem Unternehmen passen. Möchten Sie RPA ganz in Ihrem Unternehmen halten, sollte der Partner in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter mit entsprechendem Training auszubilden. Wenn Sie die Automatisierung der Prozesse nicht ausschließlich selbst machen möchten, sollte der Partner die notwendige Erfahrung mitbringen, um das zu übernehmen.

Schauen Sie nach einem Partner, der die Services bietet, die Sie benötigen und die entsprechende Erfahrung in Technologie und RPA-Projekten mitbringt.  

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Kontakt

Sara Gebhardt      28. Juni 2017

Autor

Sara Gebhardt

Sara Gebhardt

Sara arbeitet seit 2015 als Marketing Manager bei ALMATO.

Zuvor studierte sie in Passau Kulturwirtschaft. Im Rahmen eines Doppelabschlussprogrammes verbrachte sie ein Jahr in Schottland und schrieb dort ihre Masterarbeit zum Thema What Would Bond Buy? An Investigation Into Young Consumers' Attitudes Towards Product Placement in Films.

Nach ihrem Studium zog sie 2014 nach Belgien und arbeitete dort bei einer Software-Firma als Account Manager für Deutschland und Spanien, bevor sie wieder ins schöne Schwabenländle zurückzog. In ihrer Freizeit liest sie obsessiv alles was ihr in die Finger kommt und ihr Kindle ist chronisch überfüllt.