Digitale Roboter als Schnittstelle zwischen Alt und Neu

Getreu dem Motto "Never change a running system" nutzen viele Unternehmen noch Software aus den 90ern. Robotic Process Automation (RPA) bietet hier einen einfachen sowie risiko- und kostenarmen Weg, diese Altsysteme (Legacy Systeme) mit modernen Anwendungen zu verbinden: Digitale Roboter fungieren als Schnittstelle zwischen Alt und Neu und implementieren dabei ganz nebenbei zukunftsweisende Prinzipien der Industrie 4.0 im Büro.

Dieser Artikel erschien ursprünglich im manager magazin Ausgabe 2/2018

In vielen Unternehmen sind Software-Systeme im Einsatz, deren Ursprung im letzten Jahrhundert liegen. Programmiert in den 90ern, von Leuten, die längst in Rente sind, erfordern sie komplizierte Tastenkombinationen, damit sie die Informationen auswerfen, die benötigt werden. Typischerweise handelt es sich um essentielle Anwendungen, die tief in die Geschäftsprozesse integriert und eng mit dem Unternehmen verwachsen sind, wie etwa Systeme für den Finanz- und Buchhaltungsbereich, Buchungssysteme der Reise- und Touristikindustrie und Warenwirtschaftssysteme. Immer mal wieder leicht angepasst, erfüllen sie nach wie vor gänzlich die Anforderungen des Unternehmens. Sie sind verlässlich und wirtschaftlich. Damit punkten sie, und darum sind sie immer noch im Einsatz.

Der Haken: Immer wieder erfordern neue Prozesse IT-Unterstützung. Um heute konkurrenzfähig zu agieren, muss zum Beispiel der Vertrieb über mobile Endgeräte direkt auf Daten aus den Kernanwendungen der IT zugreifen können. Doch die Realisierung geänderter oder zusätzlicher Prozesse ist mit den Uraltsystemen in der Regel zu umständlich, zu teuer und bisweilen sogar gar nicht mehr möglich.

Der Aufwand, um Altsysteme mit neuerer Software, zum Beispiel modernen ERP-Systemen von SAP oder Oracle zu integrieren, ist deswegen oft astronomisch. Bisher war die einzige Möglichkeit zur Integration oft eine manuelle – mit einem Mitarbeiter als "biometrische" Schnittstelle, der Daten von einem System ins andere kopiert. Zudem sind die Oberflächen solcher traditionellen Systeme wenig benutzerfreundlich. Die Altsysteme sind schwerfällig und schwierig in der Handhabung.

"Viele Altsysteme muten wie die Matrix an, lange Navigationspfade erfordern komplizierte Tastenkombinationen, damit sie die verlangten Informationen ausspucken", erklärt Peter Gißmann, Geschäftsführer des Reutlinger Software-Unternehmens ALMATO GmbH. "Das Ganze ist extrem aufwendig, wenig benutzerfreundlich und mit dem Menschen als Schnittstelle sehr fehleranfällig."

Prinzipien der Industrie 4.0 für die Legacy-Integration

Sehr viel effizienter würde das Verknüpfen zwischen Alt und Neu laufen, bliebe der Prozess digital. Eine Möglichkeit bietet hier Robotic Process Automation, kurz RPA. Die Technologie bietet eine innovative Alternative für die Einbindung von Altsoftware an neue Systeme oder Komponenten, indem sie verschiedene Softwareanwendungen intelligent miteinander vernetzt.

RPA bezeichnet die vollautomatische Bearbeitung von strukturierten Arbeitsprozessen durch Software, die digitalen Roboter. Was die Roboter in den Fabriken übernehmen, das übernimmt RPA im Backoffice: Die Menschen müssen nicht mehr die immer gleichen Handgriffe tätigen, ob mit dem Schraubenzieher oder mit Exceltabellen, stattdessen übernehmen die Roboter diesen Teil.

Der Einsatz der digitalen Roboter entlastet Mitarbeiter damit von monotoner Arbeit, so dass sie sich auf wirklich wertschöpfende Arbeit konzentrieren können. Den selbstständig miteinander kommunizierenden Werkstücken in einer Fertigungsstraße stehen also die digitalen Roboter im Backoffice gegenüber, die selbsttätig struktuierte Geschäftsprozesse auf administrativer Ebene wie z.B. Kündigungen, Adressänderungen oder Tarifwechsel durchführen, Versenden der Bestätigungsmail inklusive. Schon heute verhelfen digitale Roboter großen namhaften Unternehmen zu erheblichen Ressourceneinsparungen, einer höheren Servicequalität und einer gesteigerten Kundenzufriedenheit.

Intelligente Systeme: Höhere Benutzerfreundlichkeit, schnellere Prozesse

Ist der Prozessablauf definiert und programmiert, können die digitalen Roboter dieselben Tätigkeiten mit den für einen Standardprozess notwendigen Anwendungen durchführen, so wie es ein Mensch aus Fleisch und Blut macht. Sie können Daten kopieren, einfügen, vergleichen oder auf Buttons klicken, in Anwendungen navigieren und weitere Anwendungen öffnen. Eben aufgrund dieser Ähnlichkeit zum Menschen werden sie als Roboter bezeichnet.

Bei benötigter Hilfestellung oder bei Sonderfällen gibt der Roboter die Aufgabe einfach an einen Mitarbeiter weiter. In Zusammenarbeit mit dem Menschen sind die Roboter also so etwas wie digitale Assistenten. "Diese Roboter arbeiten wie ein Mensch am Frontend, nur eben viel schneller und präziser", so Gißmann. "Wenn das alte System also über spezielle Tastenkombinationen bedient wird, um bestimmte Daten auszuwerfen, programmiert man diese Tastenkombination dem Roboter ein, so dass er selbsttätig an die Informationen kommt."

Dem Nutzer bleibt damit die schwierige Navigation dieser Systeme erspart, denn RPA zieht sich automatisch die Daten aus Altsystemen, überträgt sie in neue Systeme und umgekehrt. Die Usability wird damit bedeutend erhöht, gleichzeitig werden Prozesse effizienter: Während die Legacy-Integration mit herkömmlichen Methoden bislang sehr aufwendig war und Riesenkosten verursachte, erledigen die digitalen Roboter schnell und kostengünstig ihren Job beim Auslesen und Copy & Paste der Daten zwischen Alt- und Neusystemen. Der Prozess bleibt digital, ohne menschliche Schnittstelle, die aus Versehen Fehler einbaut. Die Roboter sind dabei weitaus mehr als eine reine Datenschnittstelle. Auch Prüfroutinen, Prüfprozesse und Entscheidungslogiken können dem Roboter einprogrammiert werden, die er dann mit den Alt- wie auch mit den Neu-Systemen erledigen kann.

Risiko- und Kostenreduktion mit RPA

Doch nicht nur damit punktet RPA bei der Legacy-Integration. Eine der obersten Maximen bei der Integration von Altsystemen mit neuer Software liegt darin, so wenig wie möglich in die bestehenden Systeme einzugreifen. Und genau das schaffen die digitalen Roboter, indem sie als Interface zwischen Alt und Neu fungieren und damit bestehende Software ohne Integration mit modernen Anwendungen verknüpfen.

Last but not least ein weiterer Vorteil der Technologie: So wie bei den Industrie-Robotern fallen auch mit Robotic Process Automation – Stichwort Big Data – eine Menge nützlicher Daten an: alles wird genauestens vom Roboter dokumentiert. Compliance-Regeln können mithilfe dieser lückenlos protokollierten Prozessinformationen mühelos eingehalten werden. 

Fazit: Digitale Roboter sind ein kosten- und risikoeffizienter Boost für eine effektive und moderne Software-Architektur und bringen mit Automatisierung, Vernetzung und Informationstransparenz die erfolgsverheißenden Parameter einer Industrie 4.0 ins Backoffice. Und das bei nahezu keinerlei Veränderung der bewährten Altsysteme.

Peter Gißmann      8. Februar 2018

Autor

Peter Gißmann

Peter Gißmann

Peter Gißmann ist Gründer und Geschäftsführer der ALMATO GmbH.

Nach Abschluss seines Studiums der Betriebswirtschaftslehre war er zunächst bei der Nixdorf Computer AG und der Siemens Nixdorf Informationssysteme AG tätig. Als Sales Manager DACH für TCS Management Ltds. war er einer der Pioniere für Workforce Management Lösungen im deutschsprachigen Raum. Danach leitete er als Sales Director erfolgreich den weiteren Auf- und Ausbau der inländischen Vertriebsorganisation sowie die Entwicklung des Vertriebspartnernetzes der InVision Software AG. 2002 gründete er ALMATO, um optimale Lösungen für Quality Monitoring, Robotic Process Automation und Workforce Optimization anzubieten.

In seiner Freizeit spielt er mit seinen alten Mannschaftskameraden in der Ü50- und Ü55-Mannschaft Basketball. Seine Mannschaft nimmt auch regelmäßig an den deutschen Meisterschaften der Senioren teil.