Robotic Process Automation: Den richtigen Prozess finden

Sie kennen die Vorteile von Robotic Process Automation, Sie wissen, was die digitalen Roboter leisten können. Jetzt stellt sich Ihnen die Frage: wo anfangen? Welcher Prozess eignet sich überhaupt für die Automatisierung?

An dieser Stelle möchten wir Ihnen eine kleine Hilfestellung geben, anhand welcher Kriterien Sie einen Prozess bewerten können.

Grundsätzlich gilt aber bei all diesen Faktoren, dass es Anhaltspunkte sind. Ein geeigneter Prozess muss nicht unbedingt zu 100% jedes einzelne Kriterium erfüllen, um sich zu eignen und einen guten ROI zu bieten. Je mehr Kriterien aber zum größten Teil erfüllt sind, desto einfacher ist die Automatisierung und desto geeigneter ist ein Prozess, besonders für den Anfang.

Im folgenden finden Sie acht Eigenschaften geeigneter Prozesse für die Automatisierung mit Robotic Process Automation.

 

Datengrundlage

1) Strukturierter Input

Robotic Process Automation ist nicht Künstliche Intelligenz. Das heißt, dass sie aus unstrukturiertem Input nicht schlau werden. Unstrukturierter Input ist zum Beispiel die aus freiem Text bestehende E-Mail des Kunden, oder ein Chatverlauf. Wohingegen sich strukturierter Input in einem Webformular findet oder im ERP-System.

2) Digital

Bei RPA handelt es sich um keine physischen Roboter. Alles, was analog vorliegt, können sie nicht wahrnehmen, es existiert für sie nicht. Sie können nur mit digitalen Daten arbeiten. Analoge Daten müssten erst digitalisiert werden, was einen erhöhten Arbeitsaufwand bedeutet, weshalb es besser ist, wenn die Prozessdaten bereits in digitaler Form vorliegen.

3) Datentyp: Text & Zahlen

OCR-Software macht große Fortschritte und lässt sich durchaus mit Robotic Process Automation integrieren. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Roboter viel besser mit Text und Zahlen zurechtkommen als mit Daten, die im Bildformat vorliegen.

 

Prozesseigenschaften

4) Regelbasiert 

Die Roboter arbeiten anhand eines vorgegebenen Workflows. Zwar können Ihnen Business Rules einprogrammiert werden, anhand derer sie Entscheidungen treffen können, doch diese sollten regelbasiert sein.

Standardisierte Prozesse eignen sich dadurch besser für die Automatisierung als ausnahmegetriebene Prozesse. Zwar können bei Ausnahmen die Roboter an einen Mitarbeiter aussteuern, Prozesse, in denen einige vorkommen also durchaus ebenfalls automatisiert werden, doch standardisierte Prozesse können vollumfänglich automatisch abgearbeitet werden und führen so zu besseren Ergebnissen bei der RPA Implementierung.

5) Stabilität

Ein Vorteil von Robotic Process Automation ist, dass man schnell auf Veränderungen reagieren kann. Dennoch bedeuten Veränderungen an den Prozessen oder den zugrundeliegenden Applikationen auch eine Veränderung am Workflow. Je häufiger solche Veränderungen vorkommen, je unstabiler also der Prozess, desto höher der Arbeitsaufwand. Daher sind prinzipiell die Prozesse eher geeignet, die stabil sind und bei denen wenig Veränderungen vorkommen.

6) Volumen

Die Fallhäufigkeit eines Prozesses ist ein entscheidendes Kriterium für den ROI. Je öfter ein Prozess vorkommt, desto mehr lohnt es sich, diesen zu automatisieren. 

7) Fehlerquote

Prozesse, die eine hohe Fehlerquote aufweisen eignen sich ebenfalls besonders für die Automatisierung. Fehler entstehen häufig bei manuellem Input oder bei Umgehung bestimmter Prozessschritte.

Das kann Mitarbeitern schnell passieren, die oft viele Prozesse und teilweise mehrere gleichzeitig abarbeiten müssen. Bei den digitalen Robotern ist das nicht der Fall. Sie halten sich genau an den Prozessworkflow, machen keine Tippfehler und vergessen nichts. Dadurch können Fehlerquoten durch Automatisierung entscheidend gesenkt werden.

8) Komplexität

Auch komplexe Prozesse lassen sich automatisieren, oft auch mit beeindruckenden Ergebnissen. Allerdings erfordern komplexe Prozesse mehr Arbeitsaufwand, Zeit und Wissen, um sie zu automatisieren.

Daher sollte man bei der Komplexität auch in Betracht ziehen, an welchem Punkt der "Automation Journey" man sich befindet. Die ersten Prozesse sollten eher einfach als komplex sein, um schnell Ergebnisse zu erzielen und Know-how aufzubauen. 

 

Um Ihnen die Auswahl des richtigen Prozesses zu erleichtern, haben wir alle Punkte für Sie in einer praktischen Checkliste zusammengefasst. Sie können sie hier kostenlos herunterladen:

Checkliste


Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Implementierung von Robotic Process Automation und der Analyse geeigneter Prozesse. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und kontaktieren Sie uns, um mehr darüber herauszufinden, wie RPA auch Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern kann.

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Sara Gebhardt      16. März 2017