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Robotic Process Automation im Einkauf

Hohe Effizienz, geringe Fehlerquoten und schnelle Prozesszeiten sind besonders für die Einkaufsabteilung wichtig. Wie Robotic Process Automation Sie dabei unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet die vollautomatische Bearbeitung von Prozessen durch so genannte digitale Roboter. Dabei handelt es sich nicht um physische Roboter, sondern um Software, die andere Software bedienen kann, wie es ein Mensch tun würde. Das heißt, die digitalen Roboter besitzen ihre eigenen Zugangsdaten, über die sie sich in verschiedene Applikationen einloggen können und können dort Aktionen vornehmen wie Daten einfügen, kopieren oder auslesen oder Buttons klicken. Da sie über das Frontend auf Applikationen zugreifen ist keine aufwendige Schnittstellenprogrammierung notwendig.

RPA eignet sich vor allem für strukturierte, regelbasierte Prozesse, wie sie auch im Einkauf vorkommen. Die Roboter handeln anhand eines vom Unternehmen festgelegten Workflows und jede ihrer Aktionen wird dokumentiert. Der Vorteil ist, dass die Roboter genau arbeiten, keine Fehler machen, schnell sind und sich nicht langweilen. Sie unterstützen Mitarbeiter, indem sie ihnen die häufig vorkommenden, regelbasierten Prozesse abnehmen und ihnen mehr Freiraum für anspruchsvolle Aufgaben lassen.

 

Beispielprozess: Preisvergleich

Nehmen wir einen recht einfachen Prozess als Beispiel: den Vergleich von Preisen für verschiedene Produkte. Preisvergleiche bieten die Möglichkeit, viele Kosten zu sparen, jedoch ist die Suche jedes einzelnen Produktes in verschiedenen Vergleichsportalen zeitaufwendig. Da der Prozess sehr strukturiert ist, eignet er sich perfekt für die Abarbeitung durch digitale Roboter.

Der Roboter nimmt die Liste der Produkte, für die der optimale Preis gefunden werden soll. Er startet beim ersten Produkt und gibt dieses (z.B. über die EAN Nummer) in verschiedene Portale ein. Die Ergebnisse liest der Roboter aus und fügt sie in eine weitere Excel ein. Welche Informationen neben dem Preis ausgelesen und gespeichert werden sollen, kann man im Workflow festlegen. So könnte der Roboter z.B. auch Verfügbarkeit prüfen oder Lieferzeiten auslesen. 

Hat er alle Informationen in allen Portalen ausgelesen, markiert der Roboter das günstigste Angebot in der Excel und macht mit dem nächsten Produkt weiter, bis er zum Ende der Excel kommt.

Dem Einkauf steht somit eine Liste mit Informationen zur Verfügung, die er beliebig nach weiteren Parametern filtern kann (je nachdem, welche Informationen der Roboter ausgelesen hat) und hat eine schnelle Übersicht über das günstigste Angebot.

 

Weitere geeignete Prozesse im Einkauf

Natürlich gibt es sehr viele verschiedene Möglichkeiten, Robotic Process Automation im Einkauf zu nutzen. Um nur ein paar Beispielprozesse zu nennen:

  • Bestellanforderungen verwalten und Bestellungen aufgeben
  • Lieferantendaten verwalten
  • Dokumentenverwaltung
  • Rechnungsprüfung
  • Inventarüberprüfung und automatische Nachbestellung

 

Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Kunden Robotic Process Automation einsetzen und bleiben Sie immer über Neuigkeiten & Events rund um RPA informiert:

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Sara Gebhardt      20. Juli 2018

Autor

Sara Gebhardt

Sara Gebhardt

Sara arbeitet seit 2015 als Marketing Manager bei ALMATO.

Zuvor studierte sie in Passau Kulturwirtschaft. Im Rahmen eines Doppelabschlussprogrammes verbrachte sie ein Jahr in Schottland und schrieb dort ihre Masterarbeit zum Thema What Would Bond Buy? An Investigation Into Young Consumers' Attitudes Towards Product Placement in Films.

Nach ihrem Studium zog sie 2014 nach Belgien und arbeitete dort bei einer Software-Firma als Account Manager für Deutschland und Spanien, bevor sie wieder ins schöne Schwabenländle zurückzog. In ihrer Freizeit liest sie obsessiv alles was ihr in die Finger kommt und ihr Kindle ist chronisch überfüllt.