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Robotic Process Automation im Personalwesen

Automatisierung bietet viele Chancen für HR-Abteilungen. In der täglichen Personalarbeit gibt es viele strukturierte Prozesse, die sich automatisieren lassen. Erfahren Sie im folgenden Artikel mehr darüber.

Was ist Robotic Process Automation?

Häufig vorkommende Prozesse, die nach vorgegebenen, selten variierenden Regeln ablaufen, gibt es viele. Meistens sind diese Prozesse nicht die Lieblingsaufgaben der Mitarbeiter, da sie wenig Denkarbeit erfordern und wenig Variation bieten. So auch im Personalwesen.

Genau hier setzt Robotic Process Automation (RPA) an. RPA ist eine Lösung, mit der sich strukturierte, regelbasierte Prozesse automatisieren und von sogenannten digitalen Robotern abarbeiten lassen.

Die Roboter arbeiten wie ein Mitarbeiter auch über das Frontend, mit eigenen Zugangscodes für die unterschiedlichen Systeme. Sie können Daten kopieren, abgleichen, Buttons klicken und vieles mehr. Da sie über das Frontend auf andere Anwendungen zugreifen, ist keine arbeitsintensive Backendintegration oder Schnittstellenprogrammierung notwendig.

 

Welche Prozesse eignen sich im HR-Bereich?

Alle strukturierten, regelbasierten Prozesse eignen sich für die Abarbeitung durch Robotic Process Automation. Um nur ein paar zu nennen:

  • Stammdatenänderungen
  • Onboarding
  • Gehaltsabrechnung
  • Reisekostenabrechnung

 

Beispielprozess: Onboarding

Beginnt ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen, steht für die Personalabteilung erst einmal viel Arbeit an. Der Mitarbeiter muss in allen unternehmenseigenen Systemen angelegt werden, braucht einen E-Mai-Account, eine Durchwahl, Zugangskarten, die Stammdaten müssen in die entsprechenden Systeme eingepflegt werden u.v.m.

Nicht gerade sehr interessant, aber aufwendig.

Diese Aufgabe können die RPA-Roboter übernehmen. Der Roboter hangelt sich dabei am festgelegten Workflow entlang, das heißt, dass er sich streng an die Vorgaben hält und nie aus Versehen etwas vergisst. Über Business Rules kann dem Roboter auch das Rüstzeug mitgegeben werden, um Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel in welchen E-Mail-Verteilergruppen der Mitarbeiter angelegt werden soll oder für welche Systeme er nur eingeschränkten oder keinen Zugriff erhalten soll.

Das Schema zeigt einen vereinfachten Onboarding-Prozess und einige der Arbeiten auf, die der Roboter übernehmen kann. Am Ende schickt er automatisch eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen, wie Mitarbeiterhandbuch oder Zugangsdaten, an den neuen Mitarbeiter. 

Die Personalabteilung wird von langwierigen administrativen Prozessen entlastet und kann sich ganz darauf konzentrieren, dem neuen Mitarbeiter einen gelungenen Einstieg ins Unternehmen zu ermöglichen.

Erfahren Sie in unserer Übersicht mehr über die Möglichkeiten, die Robotic Process Automation bietet oder kontaktieren Sie uns!

RPA Datenblatt

Sara Gebhardt      20. Oktober 2016

Autor

Sara Gebhardt

Sara Gebhardt

Sara arbeitet seit 2015 als Marketing Manager bei ALMATO.

Zuvor studierte sie in Passau Kulturwirtschaft. Im Rahmen eines Doppelabschlussprogrammes verbrachte sie ein Jahr in Schottland und schrieb dort ihre Masterarbeit zum Thema What Would Bond Buy? An Investigation Into Young Consumers' Attitudes Towards Product Placement in Films.

Nach ihrem Studium zog sie 2014 nach Belgien und arbeitete dort bei einer Software-Firma als Account Manager für Deutschland und Spanien, bevor sie wieder ins schöne Schwabenländle zurückzog. In ihrer Freizeit liest sie obsessiv alles was ihr in die Finger kommt und ihr Kindle ist chronisch überfüllt.